Créer une demande de badge

Dans ce contexte, le bénéficiaire est actif et effectue une demande de badge en complétant un formulaire et en fournissant, si besoin, un ensemble de  preuves. Une fois la demande de badge envoyée, celle-ci est étudiée par l’émetteur du badge, en l’occurrence ici l’examinateur de la demande, qui peut l’accepter et émettre le badge ou bien demander une révision (si un point mérite d’être complété par exemple) ou simplement la rejeter. Dans Open Badge Factory, le créateur construit le formulaire de demande de badge dans Outils du créateur → Demandes de badge et peut également décider de rendre la demande active ou non (statut Actif). La demande peut être annoncée dans le Passport (affichée pour les bénéficiaires potentiels) et également gérée par les utilisateurs dans Outils de l’émetteur → Examiner les demandes (cliquez sur la demande du badge → Paramètres).

Les demandes de badges peuvent être organisées par catégorie, de la même manière que pour les badges et les badges-clés.

Créer une demande de badge

La création d’une demande de badge se fait simplement en ajoutant un formulaire de demande à un badge existant et défini comme étant Prêt pour émission. La demande de badge se crée en cinq étapes. Tout d’abord, le badge – auquel sera attachée la demande – est sélectionné dans la bibliothèque de badges, ainsi que de la méthode d’approbation de la demande. Il existe cinq méthodes d’approbation différentes :

1. Après examen = c’est la méthode d’approbation standard. L’examinateur, interne ou externe à l’organisation, étudie la demande et décide d’accepter ou de refuser de délivrer le badge.
2. Après examen multiple =  le badge est délivré après que la demande ait été évaluée par un jury d’examinateurs externes. Vous pouvez décider de confier la décision à ces examinateurs ou seulement collecter leurs avis et vous prendrez la décision de délivrer ou non le badge. (méthode disponible au niveau Pro)
3. Évaluation par les pairs = Le badge est émis après que la demande ait été examinée par un groupe d’utilisateurs finaux qualifiés et désignés.
4. Automatiquement sans vérification = Le badge est délivré dès réception de la demande.
5. Code de demande = Un candidat peut demander un badge en saisissant un code de demande.

Remarque : la méthode d’approbation de la demande de badge ne pourra plus être modifiée une fois validée. Si une autre méthode d’approbation est souhaitée pour le badge, un nouveau formulaire de demande devra être créé.

Après avoir sélectionné la méthode d’approbation, un processus en cinq étapes démarre :

1. Badge

Vous pouvez voir le badge choisi pour la demande dans la section Badge demandé. Si le badge sélectionné n’est pas le bon, vous pouvez toujours le changer ici en cliquant dessus. Une fenêtre contextuelle s’ouvre et affiche la liste des badges disponibles à la sélection. Choisissez le nouveau badge en cliquant dessus.

Si des instructions ont été définies pour le badge, elles sont automatiquement copiées dans la section Instructions pour les émetteurs. Les instructions peuvent être modifiées.

2. Formulaire

C’est dans cette section que se conçoit le formulaire de demande. Il est possible de créer le formulaire entièrement à l’aide d’éléments prédéfinis et proposés dans le menu déroulant, ou d’utiliser un modèle de formulaire (Choisissez un modèle de formulaire). Il est possible de rédiger des instructions pour les bénéficiaires (Instructions pour les bénéficiaires), comme par exemple sur la manière dont doit être complété le formulaire. Ce texte sera affiché en haut du formulaire.

Pour créer le formulaire, commencez par cliquer sur + Ajouter un élément du menu déroulant. Vous avez à votre disposition ces éléments de formulaire :

• Entrée de texte = Il s’agit d’une entrée de texte simple sur une seule ligne. Cela peut être utilisé, par exemple, lorsque vous demandez la fonction du demandeur, sa formation, son employeur ou des informations similaires. En cochant la case Champ requis, vous rendez la saisie de ce champ de texte obligatoire.
• Entrée multi-lignes = Il s’agit d’une entrée de texte multiligne (paragraphe) où le créateur du formulaire peut déterminer le nombre de lignes disponibles. Ceci peut être utilisé pour les grandes questions ouvertes. En cochant la case Champ requis, vous rendez la saisie de ce champ de texte obligatoire.
• Dépôt de fichier = Permet au demandeur d’envoyer un fichier à partir de son ordinateur. Remarque : la taille maximale du fichier est de 10 MB. L’information sera automatiquement affichée dans le formulaire, il n’y a donc pas besoin de le préciser dans la section Texte d’aide.
• Case à cocher = Créer des cases à cocher à partir desquelles le demandeur peut choisir une ou plusieurs options.
• Bouton radio = Créer des boutons radio à partir desquels le demandeur peut choisir une option.
• Liste déroulante = Créer une liste sous forme de menu déroulant à partir duquel le demandeur peut choisir une option.
• Texte statique = Le créateur du formulaire peut écrire à partir de cet élément des instructions, par exemple, relatives aux différentes sections du formulaire de demande.

Il est possible de modifier l’ordre des champs du formulaire en cliquant sur les flèches vertes vers le haut ou le bas. Il est possible de visualiser le formulaire en utilisant le lien Aperçu du formulaire. Si le formulaire, ou une partie de celui-ci, a vocation à être utilisé pour la création d’une autre demande de badge, il est alors conseillé de l’enregistrer en tant que modèle de formulaire (Sauvegarder comme modèle).

3. Message

Message d’approbation de la demande

Il est possible de rédiger un message à l’attention du demandeur, message qui lui sera envoyé lorsque sa demande a été approuvée, ce message contiendra l’information qu’il peut obtenir son badge en utilisant le lien de téléchargement en fin de courriel.

Remarque : si un message d’approbation a été rédigé lors de la création du badge, celui-ci est automatiquement copié dans cette section. Il est toutefois possible de le modifier sans pour autant affecter le message d’origine qui a été attaché au badge.

Message de rejet de la demande

C’est également depuis cette section qu’il est possible d’écrire le message de rejet de la demande. Si l’examinateur décide de rejeter la demande (Outils pour l’émetteur → Examiner les demandes), il verra le message associé au refus. Il pourra toutefois en modifier le contenu, si nécessaire, avant de l’envoyer.

Message de confirmation de la demande

Vous pouvez également indiquer un message qui sera envoyé au demandeur pour accuser réception de l’envoi de sa demande de badge.  L’URL de la demande soumise sera intégrée dans le message de courriel (accès en lecture).

4. Approbation / Examinateurs

Différentes méthodes d’approbation sont envisageables, mais une seule est choisie lors de la création du formulaire de demande de badge.

Après examen

Par défaut, toute personne de l’organisation disposant d’un compte utilisateur (Admin, Créateur ou Emetteur) sur le compte Open Badge Factory de l’organisation peut examiner la demande.

Il est également possible de déterminer si des examinateurs nominatifs externes au compte Open Badge Factory de l’organisation peuvent étudier la demande, en sélectionnant le champ Utiliser des examinateurs externes et en indiquant leurs adresses de courriel. Il est recommandé de spécifier un message dans la section Courriel de notification pour les examinateurs, qui leur sera envoyé lorsqu’une nouvelle de demande de badge sera effectuée. Remarque : les demandes en attente d’examen sont envoyées par le système une fois par jour (à 6h00, heure de la Finlande – UTC+2), et non pas immédiatement après la soumission du formulaire par le demandeur.

Évaluation par les pairs

Dans le cas d’une demande de badge avec évaluation par les pairs, il faut dans un premier temps définir les badges requis pour être examinateur. Il peut s’agir d’un ou plusieurs badges, ou d’une partie d’un ensemble de badges (Nombre Minimum de badges requis).

Le nombre requis d’évaluations par les pairs pour approbation ou rejet de la demande est fixé dans la section Nombre minimum d’examens. Les avis positifs et négatifs sont classés par ordre d’arrivée. Le premier type de réponses à atteindre le nombre demandé d’examens l’emporte.

Il est également possible, en option, de lister des examinateurs additionnels en inscrivant leurs adresses de courriels dans le champ réservé de la section Autres examinateurs autorisés.

Il est recommandé de rédiger un message à l’attention des examinateurs dans la rubrique Courriel de notifications pour les examinateurs. Celui-ci leur est transmis dès qu’un formulaire de demande de badge est soumis à approbation.

Automatiquement sans vérification

Dans cette situation, le badge est délivré dès que la demande est envoyée, sans examen préalable. Le créateur de la demande de badge n’a ainsi aucune action à effectuer au point 4. Méthode d’approbation

Code de demande

Un code est généré pour la demande de badge en cliquant sur le bouton Générer un nouveau code de demande. Il est également possible de rédiger de brèves instructions pour les émetteurs dans le champ Description pour les émetteurs. Cela peut être, par exemple, une consigne sur la manière de transmettre le code et l’URL de la demande aux demandeurs du badge. Cette information est visible pour l’émetteur dans Outils pour l’émetteur → Examiner les demandes → Sélectionner un badge → Détails.

5. Paramètres

Il s’agit des paramètres de la demande de badge. Le nom attribué est, par défaut, celui du badge pour lequel la demande est créée, mais il peut être modifié. La sélection de la langue se fait dans le menu déroulant parmi les langues définies dans l’interface utilisateur (finnois, anglais, espagnol, français, allemand). Le choix de la langue n’affecte que les éléments suivants du formulaire : Mots-clés (titre), Lien vers les critères, Code de demande (si cette option est disponible), Nom, Adresse de messagerie, Lien vers les termes et conditions, Acceptation des termes et conditions, information liée à la taille maximale autorisée pour l’envoi de fichiers (si cette option est disponible), et enfin, Bouton pour l’envoi.

La demande de badge peut avoir trois statuts différents :

• Brouillon = la demande n’est pas encore prête et ne peut pas être utilisée par un émetteur.
• Désactivé = la demande est prête mais pas encore active (l’URL de la demande est alors barré et ne peut être utilisé pour le moment. La demande pourra être activée ultérieurement par les émetteurs dans Outils pour l’émetteur → Examiner les demandes → Sélectionner un badgeà droite de l’écran→ Détails → Paramètres).
• Actif = la demande peut être utilisée.

La fonction Annoncer le badge dans le Passport permet de publier le badge et la demande dans Open Badge Passport dans la section Badges → Demandez un badge ! (La demande doit avoir un statut Actif pour que cette fonctionnalité soit accessible.)

Les paramètres Actif depuis et Actif jusqu’au permettent de définir une période durant laquelle la demande restera active.

Si la demande de badge est active, vous pouvez l’afficher par exemple sur un site Web en copiant et en joignant l’URL de la demande au site Web ou en utilisant le code d’intégration.

L’URL de redirection est un champ facultatif dans lequel il est possible de déterminer une adresse vers laquelle les candidats seront redirigés après avoir soumis leur demande de badge. Si le champ est laissé vide, le demandeur recevra la notification standard d’OBF indiquant que la demande a été transmise.

Utiliser le formulaire de demande comme preuve est une fonction que le créateur de la demande de badge peut utiliser pour spécifier si la demande est jointe en tant que preuve au badge émis. Les informations fournies par le demandeur sont également visibles dans la demande.

• Oui = La demande de badge et les informations qu’elle contient sont jointes en tant que preuve au badge émis.
• Non = La demande de badge et ses informations ne sont pas attachées au badge émis.
• Optionnel(préférence du bénéficiaire) = Le demandeur peut décider si le formulaire est joint ou non au badge émis.

Remarque : techniquement, la demande de badge et les informations qui y sont renseignées sont attachées sous forme d’URL (à partir de laquelle il est possible de consulter la demande) à la section Preuves du badge. Selon le type support utilisé pour le stockage des badges (par exemple, Open Badge Passport), le détenteur de badges peut bénéficier de différentes options sur la manière dont les preuves sont réellement présentées. Par exemple, dans Open Badge Passport, le bénéficiaire d’un badge peut toujours choisir s’il souhaite ou non montrer la demande de badge comme preuve associée au badge, même si le créateur de la demande a sélectionné Oui dans les options susmentionnées.

Utiliser des modèles de formulaires

Les modèles de formulaires sont utiles lorsque l'organisation souhaite créer des demandes de badges dont la structure et le style sont similaires. L'objectif est de faciliter et d'accélérer la création de demandes de badges lorsque celles-ci ne diffèrent pas beaucoup les unes des autres et qu'il est nécessaire d'utiliser le même type de langage et de conception à des fins de cohérence.

En savoir plus sur les modèles de formulaires

Créer une demande de badge au niveau de service Pro

Le niveau de service Pro offre des fonctionnalités supplémentaires pour la création de demandes de badges :

• Demande de badge "Après Examen Multiple"
• Droits d'usage

Après Examen Multiple

Dans le cas d’une demande de badge avec examen multiple, le badge est délivré après que la demande ait été évaluée par un jury d’examinateurs externes.  Vous pouvez décider de confier la décision à ces examinateurs (“Pas d’évaluation finale de l’organisation”) ou seulement collecter leurs avis et vous prendrez la décision de délivrer ou non le badge (“Évaluation finale par l’organisation”).

Vous devrez également indiquer le nombre d’évaluations requis pour approbation ou rejet de la demande. Les avis positifs et négatifs sont classés par ordre d’arrivée. Le premier type de réponses à atteindre le nombre demandé d’examens l’emporte.

Il est également possible de préciser si un Commentaire est requis de la part des examinateurs. Si coché, les examinateurs devront écrire un commentaire lors de l’évaluation. L’évaluation étant “à l’aveugle”, les commentaires ne sont pas visibles par les examinateurs et par les demandeurs, mais seulement visible par l’organisation (Administrateurs, Créateurs, Émetteurs).

Il est recommandé de rédiger un message à l’attention des examinateurs dans la rubrique Courriel de notifications pour les examinateurs. Celui-ci leur est transmis dès qu’un formulaire de demande de badge est soumis à approbation.

Explorez le processus de délivrance de badges après examen multiple à l'aide du tutoriels ci-dessous.

Droits d'usage

Avec les droits d'usage, vous pouvez définir qui peut examiner et modifier la demande de badge. Notez que ces paramètres ne s'appliquent qu'aux utilisateurs connectés.