Comment gérer les membres de l'Espace ?

Modifié le Mar, 15 Oct. à 5:44 H

Chaque utilisateur du Passeport qui peut accéder à un Espace a un rôle. Le rôle de l'utilisateur est utilisé par l'administrateur de l'espace pour définir les droits des utilisateurs dans l'espace. L'administrateur de l'espace doit définir les rôles et les capacités appropriés avant d'ouvrir l'espace aux utilisateurs. Les rôles de l'espace sont gérés dans le menu Gérer l'espace à la section Rôles.

Rôles

Lorsque l'administrateur système de Passeport crée un Espace pour un client, le système copie automatiquement quatre rôles dans l'espace : Admin, Créateur, Émetteur et Membre. Notez que par défaut, tous les utilisateurs invités ou ajoutés à un espace sont des membres, mais l'administrateur de l'espace peut modifier les rôles des utilisateurs dans le menu Gérer l'espace / Membres. Par exemple, un membre peut être promu au rang d'administrateur, ou un administrateur peut être rétrogradé au rang de créateur.

Les rôles sont composés d'un ensemble de capacités activées ou désactivées. Les administrateurs d'espace ne peuvent pas modifier les rôles par défaut d'un espace, mais ils peuvent créer de nouveaux rôles, les nommer et configurer leurs capacités comme ils le souhaitent. Par exemple, l'administrateur de l'espace peut créer un rôle d'évaluateur pour les utilisateurs chargés d'examiner les demandes de badge des membres. Dans ce rôle, l'administrateur doit au moins activer l'option Peut examiner les demandes de badge et probablement aussi l'option Peut voir les statistiques, les journaux et rapports si les réviseurs ont besoin de suivre les réalisations de leurs apprenants. Notez qu'il n'y a pas de limite au nombre de rôles supplémentaires que les administrateurs peuvent créer.

Voici la liste des capacités qui peuvent être activées ou désactivées dans les rôles :

Conseils : Nous vous recommandons de configurer les rôles de votre espace avant d'inviter ou d'ajouter des utilisateurs à votre espace. Comme mentionné précédemment, les administrateurs peuvent gérer les utilisateurs de l'espace dans le menu Gérer l'espace / Membres.

Groupes

Vous pouvez créer et gérer des groupes dans votre Espace pour gérer vos membres. Les groupes peuvent être utiles lorsque vous assignez des tâches à des publics spécifiques et que vous suivez leurs réalisations dans des rapports. Vous pouvez créer et gérer vos groupes dans le menu Gérer l'espace / Groupes.

Lorsque vous créez un groupe, vous pouvez choisir les utilisateurs manuellement ou dynamiquement :

Si vous choisissez l'option Ajouter des membres manuellement, vous pouvez parcourir la liste des membres de l'espace et sélectionner les utilisateurs que vous souhaitez ajouter à votre groupe.
Si vous choisissez l'option Ajouter des membres dynamiquement, vous pouvez sélectionner les badges que les utilisateurs doivent recevoir pour accéder au groupe. Le système vérifiera régulièrement les réalisations des utilisateurs et les ajoutera automatiquement au groupe lorsqu'ils auront reçu leurs badges.

Groupes et rôles

Tous les utilisateurs peuvent avoir des rôles à la fois au niveau de l'Espace et du groupe. Expliquons comment les rôles fonctionnent dans les groupes à l'aide du cas d'usage suivant :

Un ensemble de demandes badge a été créé pour un projet de développement professionnel. Certains badges ont été conçus pour reconnaître les compétences de l'équipe marketing, et d'autres pour reconnaître les compétences de l'équipe de développement. L'administrateur de l'espace a créé les groupes Équipe marketing et Équipe de développement, et a ajouté les membres de l'équipe à leurs groupes respectifs. Le responsable de l'équipe marketing examinera les candidatures des membres de son équipe, de même que le responsable de l'équipe de développement. Pour des raisons de confidentialité et pour faciliter la tâche des examinateurs, il est important que le responsable ne puisse voir et examiner que les demandes de badge soumises par son équipe. Cela signifie que le responsable de l'équipe Marketing ne doit pas voir les demandes des membres de l'équipe Développement et vice versa.

La bonne solution pour répondre à ce cas d'usage est de créer un rôle d'évaluateur avec la capacité Peut examiner les demandes de badge et d'attribuer ce rôle aux responsables au niveau de leur groupe uniquement. Notez que si le rôle d'évaluateur est attribué aux responsables au niveau de l'espace, ils auront le droit d'examiner toutes les demandes de badge soumises par tous les membres de l'espace sans aucune restriction de contexte (groupe).

Si vous envisagez de mettre en œuvre ce type de cas d'usage dans votre Espace, n'oubliez pas de donner à vos utilisateurs des rôles avec des droits minimums (rôle de membre, par exemple) au niveau de l'espace, et des rôles avec des permissions plus élevées au niveau du groupe.